Як правильно написати звіт у 10 кроків

У нашому повсякденному, як на робочому місці, так і за його межами, Це не рідкість, що в деяких випадках ми повинні підготувати звіт, який би враховував будь-яку ситуацію або проблему.

Будь то подання скарги, подання запиту або просто документування конкретної ситуації, це буде тип документа, який ми, як правило, будемо писати. Але деякі люди можуть виявитися складними для складання звіту. Тому в цій статті ми пропонуємо вам ряд кроків щодо того, як написати загальний звіт.

Що таке звіт?

Звіт - це тип документа, написаного в прозі, який виконується з метою, щоб особа, яка її робить, могла спілкуватися з іншими людьми, посилаючись на ситуацію або тему. Зазвичай вони, як правило, направляються до вищих інстанцій (наприклад, до міської ради або до начальника), хоча ви також можете знайти звіти, спрямовані на те, щоб комусь надати інформацію про професіонала, який відрізняється від нас, щоб ви могли працювати з однаковими даними та контрастувати або розширювати їх.

Існує велика різноманітність типів звітів, які можуть мати різні цілі та диференційовані структури. Однак у цій статті розглядається створення звіту, що враховує загальну структуру будь-якої з них..

Етапи підготовки звіту

Під час підготовки звіту ми повинні мати на увазі, що в першу чергу нам доведеться подумати про те, як, коли і чому ми збираємося це зробити. Згодом звіт буде написано на основі ситуації, яка має бути відображена, та попередніх міркувань.

Нижче наведено ряд корисних кроків для правильного написання звіту.

1. Яку мету ми маємо?

Перш ніж починати писати, ми повинні подумати про те, чого ми хочемо досягти з нашим звітом. Чи будемо ми запитувати рішення проблеми або просто зберігати дані, щоб використовувати їх пізніше?? Ми хочемо відобразити наукове дослідження або подати скаргу? Ми повинні взяти це до уваги, щоб вибрати тип звіту, який є найбільш релевантним відповідно до випадку.

2. Майте на увазі тип тексту, який ви збираєтеся використовувати

Не всі звіти однакові, кожна з яких має свої відмінні характеристики. Наприклад, Експозиційна доповідь відображатиме дані без будь-якого тлумачення щодо них, не маючи можливості зробити висновки, в той час, як тип демонстрації вимагатиме від суб'єкта розробити гіпотези і поставити їх на випробування, щоб отримати ряд результатів і висновків.

3. Розглянемо ціль

Це не тільки важливо, що або як, але також ми повинні думати про те, яка громадськість має наш звіт як об'єктивний. Це дозволить нам пристосувати рівень мови як до наших потреб, так і до тих, про які говорили.

4. Вибір та аналіз інформації

Виходячи з попереднього кроку, необхідно зібрати інформацію, яку ми хочемо надати, і структурувати її належним чином, щоб наша мова мала спільну нитку. Необхідно також враховувати тип даних, які необхідно відобразити, та хто або як витягнуто інформацію.

5. Ми можемо використовувати графічні елементи

Хоча це залежить від типу звіту, можна використовувати візуальні елементи, які полегшують розуміння даних. Ми маємо на увазі, наприклад, використання стовпчикових діаграм для аналізу частот або виконання аналізу витрат і доходів.

6. Назва

Хоча це може здатися нерозумно згадувати про це, правильно назвати доповідь чітко, по відношенню до предмету, що тягне за собою його реалізацію і легко зрозумілий це те, що значно полегшує його розуміння читачами.

7. Напишіть вступ

У цьому першому розділі даного звіту ми зробимо короткий виклад теми, яка буде розглянута у звіті. У ній повинна з'являтися мета реалізації цього звіту і проблема, яка породжує необхідність її існування і контекст, в якому воно відбувається.

8. Розширте ідеї та поясніть, що досліджується у процесі розробки

У тілі звіту ми організуємо та розширимо інформацію про те, що відбулося або досліджено, залишаючи чіткі методи і дії, які показують, як ситуація була створена або виконана, і як отримати дані. Якщо це доповідь, що відображає розслідування, будуть включені такі аспекти, як теоретичні моделі та дослідження ситуації..

9. Зробіть висновок

У останній частині звіту кінцевий результат того, що було досліджено та відображено у звіті, або попит або запит, повинні бути відображені що робиться для вирішення ситуації. Вона повинна бути зрозумілою і зрозумілою.

10. Мова, яка буде використана

Дуже важливо, щоб вся письмова мова була чіткою і лаконічною. Він повинен бути написаний формально і об'єктивно, в третій особі і пасивно. Факти повинні бути відокремлені від висновків (якщо такі є) і вони повинні мати справу безпосередньо з даними, з якими вони мають справу, коли їх лікують.