Ділове спілкування загальних типів, характеристик і помилок

Ми живемо в суспільстві, в якому більша частина ринку праці налаштована на основі бізнес-середовища. Незалежно від того, чи є вони великими транснаціональними корпораціями, МСП, сімейними підприємствами або навіть окремими службами, всі вони повинні брати до уваги, що важливим елементом їх виживання є узгодженість в організації та спілкуванні між їхніми частинами з метою об'єднання сил і переходу до спільної мети..

У цьому сенсі ми можемо це стверджувати Ділове спілкування є одним з ключових елементів організації, особливо якщо вона має певну складність, працює належним чином і може адаптуватися і вижити. І мова йде про те, що ми говоримо про цю статтю.

• Схожі статті: "Психологія праці та організації: професія з майбутнім"

Що таке ділове спілкування?

Під бізнес-спілкуванням розуміється набір процесів, що здійснюються компанією або її частиною з метою отримання інформації про поїздки, як внутрішньо між різними відділами або посадами компанії, так і якщо ми говоримо про зв'язок компанії ззовні.

Важливо мати на увазі, що, як правило, таке спілкування не тільки передбачає можливість оприлюднення інформації, але й включає факт її отримання: перед нами стоїть взаємний обмін даними.

Гарне ділове спілкування сприяє тому, що всі члени компанії можуть залишатися мотивованими і що їхні дії можуть бути відомі, зменшуючи невизначеність як працівників, так і керівників щодо стану того самого.. Це також полегшує взаємодію та покращує робоче середовище, На додаток до підвищення продуктивності і дозволяють більш оптимально реагувати на будь-яку можливість.

Загальні цілі

Цілі ділового спілкування легко зрозумілі. Внутрішньо, з одного боку, вона дозволяє виробляти послідовну організацію, обмінюватися інформацією та результатами, отриманими різними її відділами або працівниками, а також цілі та корпоративне бачення компанії, яка повинна бути створена та передана..

Також полегшує розуміння того, що очікується від кожного працівника, а також розуміння реалій, з якими повинен стикатися кожен з них. Це також полегшує те, що кожен працює в одному напрямку, і що можна засвоїти нові способи виконання своїх обов'язків..

З точки зору спілкування з зовнішнім світом, ділове спілкування має важливе значення для того, щоб контактувати зі ЗМІ та формувати позитивний імідж самої компанії, а також аналізувати цільову аудиторію та оцінювати їхні потреби. Це також дозволяє нам навчитися залучати потенційних клієнтів і оцінювати зміни, притаманні динамічному і рідкому суспільству, в якому ми живемо, щось фундаментальне для того, щоб передбачити і зіткнутися з можливими труднощами і адаптуватися до навколишнього середовища..

Для того, щоб комунікація була ефективною, необхідно, щоб компанія сама створювала ефективні канали для цього, а також розширювала можливості передачі інформації через свої дії, генеруючи засоби для спілкування, а також активно працювати, щоб не було невизначеності Що стосується того, що запитують і шукають в організації.

Важливо також працювати як на формальних, так і на неформальних аспектах, а також оцінювати потреби та думки різних працівників. Емпатія також є фундаментальною, а також добре регулюється і планує механізми комунікації.

• Можливо, ви зацікавлені: "Фірмовий стиль: що це таке і як він визначає організації"

Різні види ділового спілкування

Не всі компанії та організації спілкуються однаково, і є різні типи та класифікації ділового спілкування на основі різних критеріїв.

1. Внутрішні і зовнішні

Перший - це те, що встановлює відмінність між внутрішньою і зовнішньою комунікацією, перша з яких виникає між різними підрозділами і працівниками самої компанії, а друга - спрямованою на встановлення зв'язку з навколишнім середовищем..

2. Двонаправлений і односпрямований

Крім того, ми можемо також знайти стилі ділового спілкування з більшим або меншим рівнем інтерактивності, будучи в змозі знайти з найбільш звичайної двонаправленої комунікації, в якій відправник і приймач взаємодіють і обмінюються інформацією, поки не буде направлено одне повідомлення, в якому надсилається тільки одне повідомлення., зазвичай з позицій влади, до одержувача, який не має можливості відповісти.

3. Висхідний, низхідний і горизонтальний

У межах внутрішньої ділової комунікації організації ми можемо знайти три великих типи, залежно від того, де починається інформація, і позиції між відправником і одержувачем тієї ж комунікації. Ми говоримо про низхідну комунікацію, коли комунікативний акт здійснюється від емітента з більшою платою, ніж одержувач.

Коли підлеглим, хто видає повідомлення начальникові, ми говоримо про висхідне спілкування. В обох випадках ми стикаємося з типом вертикального спілкування, тобто спілкування, в якому суб'єкти, які підтримують комунікативний акт, мають відношення нерівності з точки зору влади (між ними є ієрархія).

Іншим великим типом зв'язку є горизонтальна комунікація, яка встановлюється між індивідами, які мають однакову позицію і знаходяться на одному рівні ієрархії.

4. Формальні та неформальні

Нарешті, слід зазначити, що в діловому спілкуванні можна знайти існування двох різних типів каналів зв'язку: формального та неформального. По-перше, технічні аспекти, як правило, розглядаються і пов'язані з самими завданнями, будучи своєрідним поважним спілкуванням, орієнтованим на причину і мету компанії..

Проте в неформальному спілкуванні, зазвичай створюються більш гнучкі та природні комунікації, орієнтовані переважно на міжособистісні відносини і часто мають найбільший вплив на добробут праці. Останнє значно варіюється в залежності від того, хто його здійснює і може виходити за межі робочого місця, тому що його важко контролювати організація.

Можливі загрози для хорошого спілкування

Факт збереження ефективного ділового спілкування є фундаментальним, але це непросто. І необхідно враховувати наявність високого рівня мінливості в ситуаціях, які можуть виникнути, а також існування непорозуміння, зловживання та труднощі в комунікаціях компанії.

1. Відсутність послідовності

Одним з факторів, що найбільше впливає на те, що спілкування є дійсно корисним, є довіра до емітента та розгляд, що надається одержувачу повідомлення. Прикладом цього може бути існування дисонансів між сказаним і сказаним. здійснюється, не утримуючи емітентів спосіб дії відповідно до виданих повідомлень.

Останнє може статися у будь-якого з працівників компанії, незалежно від їхньої ієрархічної позиції або якщо вони розмовляють з керівником, підлеглим або когось на тому ж рівні ієрархії, і породжує серйозні наслідки для обох суб'єктів (залежно від ситуації). могла б бути визнана погано або навіть звільнена) як для організації (що призводить до зниження рівня довіри до особистості, а також у разі високого становища навіть в організації).

Так само і, наприклад, у випадку великих компаній з великою кількістю департаментів, якщо існують розбіжності між показниками повноважень або посиланнями в компанії, можливо може створити ситуацію, в якій працівник дійсно не знає, яке керівництво має слідувати, щось, що може викликати розчарування і недовіру.

Крім того, необхідно бути дуже обережним у тлумаченні повідомлень, оскільки існування амбівалентності може призвести до того, що різні відділи або працівники прийдуть до інтерпретації протилежних речей. Те, що прагне ділове спілкування, полягає саме в тому, щоб забезпечити внутрішню організацію та узгодженість, так що нечіткі повідомлення з різними інтерпретаціями можуть викликати невизначеність і сумніви щодо одержувачів повідомлення.

2. Відсутність емоційного зв'язку

Іншу проблему можна знайти в способі спілкування. Наприклад, у деяких організаціях може виникнути труднощі у формуванні почуття емоційної прихильності, яка у працівників може призвести до меншої відданості та продуктивності, а у користувачів - до відсутності інтересу та пошуку інших альтернатив. Треба цінувати, що все, що робиться, і навіть те, що не є, в основному комунікативне.

Таким чином, саме повідомлення є не тільки важливим, але й тим, яким чином воно передається: це не те ж саме, або пропонує ті ж самі відчуття, що і електронна пошта, як зустріч наодинці або пошук реального контакту..

3. Нерозуміння контексту

Вона також повинна бути оцінена адаптація до поточної ситуації та соціального прогресу, а також особливості самої ситуації. Наприклад, у все більш глобалізованому суспільстві, де нові технології дозволяють одночасно спілкуватися з великою кількістю людей, може бути необхідно проаналізувати та інвестувати в комунікаційні політики, що враховують потужність мереж і як правильно передавати потрібну інформацію, крім оцінки контакту з потенційними клієнтами з інших регіонів світу.

Крім того, необхідно також оцінити власну ситуацію компанії, щоб не брати більше, ніж вона може покрити, оскільки це необхідно для врахування ситуації в компанії в цілому.

Іншою проблемою може бути зміст повідомлень, які видаються: можливо, що, хоча зв'язок існує, він не передає або не розуміє зміст, який необхідно було б передати. Вона може зосереджуватися на досить додаткових аспектах і усунути, наприклад, орієнтацію або цілі, які має мати певний пост, або що вони сприймають як належне існування знань, які ніколи не були явними.

4. Ізоляція та відсутність зв'язку

Нарешті, можливо, найважливішою проблемою, яку можна екстраполювати з усіх попередніх, є можливість того, що немає реального зв'язку.

Найяскравішим прикладом є стабільне і постійне використання мононаправленої комунікації, яка може створити ситуацію стагнації і нерозуміння того, що відбувається в самій організації. На щастя, сьогодні вона найменш використовується саме тому, що вона найменш ефективна і корисна.

Це також можливо що різні посади не мають адекватних механізмів для контакту навіть якщо їхні погляди були почуті, є менше можливостей для зворотного зв'язку або навіть, що різні частини компанії не мають контакту один з одним. Необхідно активно стимулювати цю взаємодію.

Бібліографічні посилання:

• Андраде, Орасіо. (2005). Внутрішня організаційна комунікація: процес, дисципліна і техніка. Іспанія: Gesbiblo, S. L.
• Brillouin, L. (2004). Теорія науки і інформації. Mineola, N.Y .: Dover.